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智能密集架編號怎么做,智能密集架編號書寫規(guī)范是什么

文章出處:智能密集架編號怎么做    人氣:    發(fā)表時間:2021-09-10 17:48:58

  智能密集架編號怎么做,下面小編給大家詳細講解一下。

  智能密集架編號的規(guī)范包括以下幾個方面:

  1、整齊一致排列一致,橫豎成行,不同規(guī)格式樣的分排;2、通風避光有窗庫房的智能密集架排列,應與窗戶垂直,以避免強烈光線直射;3、空間利用主要過道的寬度一般可在1m-1.2m間,一般的、非密集架、架與架之間的距離以0.8m左右為宜,柜與柜間的距離適當加寬,柜架不應緊靠墻壁;4、統(tǒng)一編號自門口起從左至右編架(柜)號,每個架(柜)子的欄也從左至右編號,每欄的格自上而下編號。如果沒有欄,則是從上到下編格號。

  智能密集架編號書寫規(guī)范是什么:

  1、整齊一致排列一致,橫豎成行,不同規(guī)格式樣的分排;2、通風避光有窗庫房的智能密集架排列,應與窗戶垂直,以避免強烈光線直射;3、空間利用主要過道的寬度一般可在1m-1.2m間,一般的、非密集架、架與架之間的距離以0.8m左右為宜,柜與柜間的距離適當加寬,柜架不應緊靠墻壁;4、統(tǒng)一編號自門口起從左至右編架(柜)號,每個架(柜)子的欄也從左至右編號,每欄的格自上而下編號。如果沒有欄,則是從上到下編格號。以上是大致的思路,以下是具體的執(zhí)行規(guī)范。圖1、主題內(nèi)容與適用范圍本標準規(guī)定了檔號的結(jié)構(gòu)、編制原則和編制方法。本標準適用于檔案館(室)編制檔號。2、術語2.1檔號智能檔案密集柜在整理和管理檔案的過程中,以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔號是存取檔案的標記,并具有統(tǒng)計監(jiān)督的作用。2.2全宗號智能檔案密集柜給定每個全宗的代碼。2.3案卷目錄號全宗內(nèi)案卷所屬目錄的代碼。2.4類別號館(室)藏檔案類別的代碼。2.5項目號產(chǎn)品、工程、課題、設備等檔案的代字和代號。2.6案卷號案卷排列的順序號。2.7件號案卷內(nèi)文件的順序號。2.8頁(張)號案卷內(nèi)文件每頁(張)的順序號2.9代碼一個或一組有序的、易于計算機和人識別與處理的數(shù)字、字母、漢字及其他符號。3、檔號編制原則3.1唯一性原則

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  檔案館(室)內(nèi)檔號應指代單一。不同編號對象應賦予不同代碼,一個代碼只表示一個編號對象。3.2合理性原則檔號結(jié)構(gòu)必須與館藏檔案的整理分類體系相適應。3.3穩(wěn)定性原則檔號一經(jīng)確定,一般不應隨意改變3.4擴充性原則檔號必須留有適當?shù)倪f增容量,以便適應不斷擴充檔案的需要。3.5簡單性原則檔號力求簡短明了,以便減少代碼差錯,節(jié)省存儲空間,提高處理效率。4檔號的結(jié)構(gòu)檔號結(jié)構(gòu)分為三種:4.1第一種結(jié)構(gòu)為:全宗號—案卷目錄號—案卷號—件、頁(張)號。4.2第二種結(jié)構(gòu)為:全宗號—類別號—案卷號—件、頁(張) 號。4.3第三種結(jié)構(gòu)為:類別號—項目號—案卷號—件、頁(張)號。4.4檔號中左邊為上位代碼,右邊為下位代碼,連寫時上、下位代碼之間用“—”(短橫)相隔。4.5件號、頁(張)號可根據(jù)檔案保管和使用的需要,選擇一項編號。5、檔號的編制方法5.1全宗號的編制方法全宗號用四位代碼標識。其中第一位用漢語拼音字母標識全宗屬性,后三位用阿拉伯數(shù)字標識某一屬類全宗的順序號。5.1.1全宗屬類代碼的編制方法5.1.1.1在一個檔案館內(nèi),全宗屬類代碼不應重復。5.1.1.2全宗屬性單一的檔案館可以“0”作屬類代碼。5.1.2全宗順序號的編制方法5.1.2.1全宗屬類內(nèi)的各個全宗按排列次序流水編號。5.1.2.2在一個屬類內(nèi)不應有重復的全宗順序號。5.2案卷目錄號的編制方法案卷目錄號以三位阿拉伯數(shù)字標識。5.2.1案卷目錄號應根據(jù)全宗內(nèi)檔案整理狀況設置,可按不同時間,不同組織結(jié)構(gòu),不同保管期限,不同專題或不同載體形態(tài)設置案卷目錄號。

5.2.2每一案卷目錄所含案卷數(shù)量一般以三位數(shù)為宜。即,案卷目錄內(nèi)案卷數(shù)量不足100時,一般不另立案卷目錄,亦不另編案卷目錄號;案卷數(shù)量超過1000時,一般應另立案卷目錄,并另編案卷目錄號。5.2.3在一個全宗內(nèi)不應有重復的案卷目錄號。5.3類別號的編制方法5.3.1類別號由漢字、漢語拼音字母或阿拉伯數(shù)字組成的代碼標識。5.3.2不同級位的類別之間可用間隔符“.”分開。不產(chǎn)生誤解時,可省略間隔符。類別號一般不應超過三級。5.3.3在一個智能檔案密集柜(室)內(nèi)或一個全宗內(nèi),不應有重復的類別號。5.4項目號的編制方法項目號引用有關管理部門編制的項目代號5.5案卷號的編制方法5.5.1案卷號用三位阿拉伯數(shù)字標識。5.5.2目錄內(nèi)的案卷按排列次序流水編號,不應有空號。5.5.3每一案卷目錄內(nèi)的全部案卷只應編一個流水順序號。如一個目錄出現(xiàn)兩個以上(含兩個)案卷流水順序號時應重新編案卷號或分設案卷目錄;如一個案卷流水順序號分登兩個以上(含兩個)案卷目錄時應合并為一個目錄號或按目錄分編相應數(shù)目的案卷流水號。5.6件號的編制方法5.6.1不裝訂的案卷,卷內(nèi)文件必須單件裝訂編號。5.6.2件號用阿拉伯數(shù)字標識。5.6.3卷內(nèi)文件按排列次序流水編號,不應有空號。5.6.4件號前必須同時列寫案卷及其以前各號。5.7頁(張)號的編制方法5.7.1頁(張)號用阿拉伯數(shù)字標識。5.7.2卷內(nèi)文件各頁(張)按排列次序流水編號。不應有空號。

  以上就是智能密集架編號的具體規(guī)范內(nèi)容,希望能夠幫到大家。


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