如何給智能檔案密集架編號

如何快速有效地對檔案進行編碼整理，方便的使用智能檔案密集架。為滿足廣大用戶的需求，特為您詳細講述如何快速的為檔案密集架有效地編碼，存檔。

智能檔案密集架編號應符合下列要求：

1、整齊一致

排列一致，橫豎成行，不同規(guī)格式樣的分排;

2、通風避光

有窗庫房的智能密集架排列，應與窗戶垂直，以避免強烈光線直射;

3、空間利用

主要過道的寬度一般可在1m-1.2m間，一般的、非密集架、架與架之間的距離以0.8m左右為宜，柜與柜間的距離適當加寬，柜架不應緊靠墻壁;

4、統(tǒng)一編號

自門口起從左至右編架(柜)號，每個架(柜)子的欄也從左至右編號，每欄的格自上而下編號。如果沒有欄，則是從上到下編格號。

以上是大致的思路，以下是具體的執(zhí)行規(guī)范。

圖

1、主題內(nèi)容與適用范圍

本標準規(guī)定了檔號的結(jié)構(gòu)、編制原則和編制方法。

本標準適用于檔案館(室)編制檔號。

2、術(shù)語

2.1檔號

智能檔案密集柜在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔號是存取檔案的標記，并具有統(tǒng)計監(jiān)督的作用。

2.2全宗號

智能檔案密集柜給定每個全宗的代碼。

2.3案卷目錄號

全宗內(nèi)案卷所屬目錄的代碼。

2.4類別號

館(室)藏檔案類別的代碼。

2.5項目號

產(chǎn)品、工程、課題、設(shè)備等檔案的代字和代號。

2.6案卷號

案卷排列的順序號。

2.7件號

案卷內(nèi)文件的順序號。

2.8頁(張)號

案卷內(nèi)文件每頁(張)的順序號

2.9代碼

一個或一組有序的、易于計算機和人識別與處理的數(shù)字、字母、漢字及其他符號。

3、檔號編制原則

3.1唯一性原則

檔案館(室)內(nèi)檔號應指代單一。不同編號對象應賦予不同代碼，一個代碼只表示一個編號對象。

3.2合理性原則

檔號結(jié)構(gòu)必須與館藏檔案的整理分類體系相適應。

3.3穩(wěn)定性原則

檔號一經(jīng)確定，一般不應隨意改變

3.4擴充性原則

檔號必須留有適當?shù)倪f增容量，以便適應不斷擴充檔案的需要。

3.5簡單性原則

檔號力求簡短明了，以便減少代碼差錯，節(jié)省存儲空間，提高處理效率。

4檔號的結(jié)構(gòu)

檔號結(jié)構(gòu)分為三種：

4.1第一種結(jié)構(gòu)為：全宗號—案卷目錄號—案卷號—件、頁(張)號。

4.2第二種結(jié)構(gòu)為：全宗號—類別號—案卷號—件、頁(張) 號。

4.3第三種結(jié)構(gòu)為：類別號—項目號—案卷號—件、頁(張)號。

4.4檔號中左邊為上位代碼，右邊為下位代碼，連寫時上、下位代碼之間用“—”(短橫)相隔。

4.5件號、頁(張)號可根據(jù)檔案保管和使用的需要，選擇一項編號。

5、檔號的編制方法

5.1全宗號的編制方法

全宗號用四位代碼標識。其中第一位用漢語拼音字母標識全宗屬性，后三位用阿拉伯數(shù)字標識某一屬類全宗的順序號。

5.1.1全宗屬類代碼的編制方法

5.1.1.1在一個檔案館內(nèi)，全宗屬類代碼不應重復。

5.1.1.2全宗屬性單一的檔案館可以“0”作屬類代碼。

5.1.2全宗順序號的編制方法

5.1.2.1全宗屬類內(nèi)的各個全宗按排列次序流水編號。

5.1.2.2在一個屬類內(nèi)不應有重復的全宗順序號。

5.2案卷目錄號的編制方法

案卷目錄號以三位阿拉伯數(shù)字標識。

5.2.1案卷目錄號應根據(jù)全宗內(nèi)檔案整理狀況設(shè)置，可按不同時間，不同組織結(jié)構(gòu)，不同保管期限，不同專題或不同載體形態(tài)設(shè)置案卷目錄號。

5.2.2每一案卷目錄所含案卷數(shù)量一般以三位數(shù)為宜。即，案卷目錄內(nèi)案卷數(shù)量不足100時，一般不另立案卷目錄，亦不另編案卷目錄號;案卷數(shù)量超過1000時，一般應另立案卷目錄，并另編案卷目錄號。

5.2.3在一個全宗內(nèi)不應有重復的案卷目錄號。

5.3類別號的編制方法

5.3.1類別號由漢字、漢語拼音字母或阿拉伯數(shù)字組成的代碼標識。

5.3.2不同級位的類別之間可用間隔符“.”分開。不產(chǎn)生誤解時，可省略間隔符。類別號一般不應超過三級。

5.3.3在一個智能檔案密集柜(室)內(nèi)或一個全宗內(nèi)，不應有重復的類別號。

5.4項目號的編制方法

項目號引用有關(guān)管理部門編制的項目代號

5.5案卷號的編制方法

5.5.1案卷號用三位阿拉伯數(shù)字標識。

5.5.2目錄內(nèi)的案卷按排列次序流水編號，不應有空號。

5.5.3每一案卷目錄內(nèi)的全部案卷只應編一個流水順序號。如一個目錄出現(xiàn)兩個以上(含兩個)案卷流水順序號時應重新編案卷號或分設(shè)案卷目錄;如一個案卷流水順序號分登兩個以上(含兩個)案卷目錄時應合并為一個目錄號或按目錄分編相應數(shù)目的案卷流水號。

5.6件號的編制方法

5.6.1不裝訂的案卷，卷內(nèi)文件必須單件裝訂編號。

5.6.2件號用阿拉伯數(shù)字標識。

5.6.3卷內(nèi)文件按排列次序流水編號，不應有空號。

5.6.4件號前必須同時列寫案卷及其以前各號。

5.7頁(張)號的編制方法

5.7.1頁(張)號用阿拉伯數(shù)字標識。

5.7.2卷內(nèi)文件各頁(張)按排列次序流水編號。不應有空號。

另外檔案編號如何編寫，有以下幾種方法，一一介紹如下：

1.筆形編號法

按照檔案卷名的筆形取角編號的方法，具有簡便、易學、編號效率高、誤差少，檔案存放集中、穩(wěn)定等優(yōu)點。

2.姓氏筆劃編號法

首先按照姓氏分類，然后再按姓名的筆劃多少為序進行編號的方法。

3.漢語拼音字母編號法

根椐漢語“音序檢字法”的原理，按干部姓名的拼音字母次序排列編號的方法。

4.單位編號法

存在檔案存放位置不固定或檢索費事、效率不高以及需要經(jīng)常調(diào)整檔案柜等弊病。

5.一條龍排列方式

這種方式是把所管理的全部干部人事檔案按照檔案號的大小順序，從小到大，依次上架或入柜，從左向右，延伸至末。

6.按姓氏分別排列方式

這種方式是把所管理的干部人事檔案按姓氏編寫的檔案號分別上架或入柜。

7.按群體組合排列方式

這種方式是以一個地區(qū)或一個單位的干部的檔案組合為一體，分別上架或入柜。