檔案裝具

檔案裝具對于維護檔案的完整與安全、延長檔案壽命意義重大。結合《規(guī)定》要求和工作實際，本文將檔案裝具分為檔案柜架、檔案卷盒和檔案存放轉移用具。

1.檔案柜架

檔案柜架主要包括五節(jié)檔案柜、檔案架、檔案密集架、光盤柜、底圖柜等。五節(jié)檔案柜對庫房高度、樓板荷載要求較低，可分節(jié)搬運，方便轉移，是機關庫房常見的柜架形式之一。檔案架是存放檔案、圖書的通用架，通常會用軌道將多個檔案架組合在一起，組成檔案密集架。檔案密集架能夠提高空間利用率，是近些年采用較多的柜架形式。按照操控方式不同，密集架分為手動密集架、電動密集架和智能密集架。還有一種密集架結合了密集架與檔案柜的優(yōu)勢，稱為戰(zhàn)備密集架，可以同時滿足檔案存放數(shù)量大和方便轉移的需求。光盤柜、底圖柜是專門用于存放光盤、底圖檔案的裝具，可以根據(jù)需要進行配備。

2.檔案卷盒

檔案卷盒是直接裝載檔案實體的檔案裝具，其樣式、尺寸和填寫項目一般會因為檔案門類或整理方式不同而有所差異。具體來說，文書檔案以件為單位整理的，檔案盒應按照《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T 22  —2015)執(zhí)行;以傳統(tǒng)立卷方式整理，選用硬卷皮或者檔案卷盒、軟卷

皮的，應按照《文書檔案案卷格式》(GB/T 9705  —2008)執(zhí)行。科技檔案卷盒應按照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB/T 11822  —2008)執(zhí)行。會計憑證盒、會計檔案盒應按照《會計檔案案卷格式》(DA/T 39  —2008)執(zhí)行。底片冊、照片冊應按照《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T 11821  —2002)規(guī)定執(zhí)行。印章檔案盒應按照《印章檔案整理規(guī)則》(DA/T 40—2008)規(guī)定執(zhí)行。

3.檔案存放轉移用具

檔案存放轉移用具主要包括檔案整理臺、移動置物架、檔案梯等，是進行檔案整理、轉移必不可少的檔案用具。檔案整理臺可以選擇普通整理臺，也可以根據(jù)需要選擇具備凈化功能的整理臺。移動置物架常見形式有平板檔案手推車和檔案V型書立式手推車。檔案梯的常見形式有檔案架梯和折疊式架梯。

4.裝具選擇原則

檔案裝具的選擇應符合4項原則。

一是適用原則。

要根據(jù)檔案庫房的面積、高度、樓板荷載等條件選擇檔案柜架，根據(jù)檔案門類、載體和整理要求選擇檔案卷盒。

二是專業(yè)原則。

應為不同門類、不同載體檔案配備相應的、專業(yè)的檔案裝具。不采用木質(zhì)柜、玻璃門柜等裝具。

三是安全原則。

要重視檔案裝具的安全因素，特別是電力驅動的檔案密集架，要考慮其安全裝置的可靠性，避免危害檔案或工作人員安全。

四是標準原則。

檔案裝具要符合檔案裝具產(chǎn)品的國家、行業(yè)標準，比如智能密集架應符合《檔案密集架智能管理系統(tǒng)技術要求》(DA/T 65   —  2017)等。

設施設備

本部分設施設備主要圍繞檔案保管設施設備，即檔案庫房配置的溫濕度監(jiān)測調(diào)控設施設備、消防設施設備、安防設施設備展開。

1.溫濕度監(jiān)測調(diào)控設施設備

常用的溫度測量設備包括液體溫度計、雙金屬溫度計等，濕度測量設備包括伸縮式濕度計，以及與溫度測量設備合為一體的干濕球溫濕度計、電子溫濕度計、溫濕度記錄儀等。電子溫濕計是近些年應用日益廣泛的溫濕度測定設備，具有讀數(shù)方便、精度高、能記憶等優(yōu)點，是機關檔案庫房首選的溫濕度測量設備。條件允許的，可以考慮配備具有數(shù)據(jù)記錄、存儲、傳輸功能的溫濕度記錄儀，以解決溫濕度的自動測定、記錄問題。溫濕度調(diào)控設備包括空調(diào)系統(tǒng)、加濕機、除濕機和恒溫恒濕設備等。升溫、降溫通過空調(diào)系統(tǒng)進行，不得使用電阻絲、電熱油汀及以水、汽為熱媒的采暖系統(tǒng)升溫。加濕、除濕通過加濕機、去濕機進行。對于保存重要檔案或具備條件的，應當安裝恒溫恒濕設備進行溫濕度調(diào)控。

2.消防設施設備

消防設施設備主要包括火災探測器、火災報警控制器和滅火裝置。為保證探測的準確性，建議庫房組合使用感煙、感溫、感光等探測器或采用復合式探測器�；馂淖詣訄缶�設備是庫房的必備設備，需要自動、半自動控制滅火設備的，應當配備火災報警控制設備。為保障檔案和檔案工作人員安全，機關檔案庫房應選用以潔凈氣體、惰性氣體或高壓細水霧為介質(zhì)的滅火裝置，如以IG541、七氟丙烷、高壓細水霧為介質(zhì)的滅火裝置等。以干粉、泡沫為介質(zhì)滅火容易在檔案上留存殘留物，不建議在庫房內(nèi)使用。另外，對于縣級或形成檔案數(shù)量較少的機關，也可以采用以二氧化碳作為介質(zhì)的手提式滅火器。

3.安防設施設備

按照安全防護要求，檔案庫房應當安裝全封閉防盜門窗、遮光阻燃窗簾、防護欄等防護設施，可以選擇設置智能門禁識別、紅外報警、視頻監(jiān)控、出入口控制、電子巡查等安全防范系統(tǒng)。安全防范系統(tǒng)的設計、建設應符合《安全防范工程技術標準》(GB 50348—2018)要求。

信息化基礎設施

機關檔案信息化基礎設施包括能夠滿足庫房現(xiàn)代化管理，以及檔案數(shù)字化、電子文件、電子檔案管理需求的基礎設施設備。其中，庫房現(xiàn)代化管理基礎設施(檔案數(shù)字化、電子文件及電子檔案管理基礎設施在后續(xù)解讀中予以介紹)一般包括環(huán)境、消防、安防和檔案實體智能管理設施。庫房現(xiàn)代化管理應能實現(xiàn)上述設施的集成管

理需要。

1.環(huán)境智能管理設施

環(huán)境智能管理設施包括溫濕度自動監(jiān)測調(diào)控設施、庫房漏水自動檢測報警設施、通風換氣自動控制設施和照明、電源自動控制設施等�；�本做法是：通過智能控制器對空調(diào)、去濕機、加濕器、通風換氣設備以及電路等進行調(diào)控，實現(xiàn)溫濕度、通風換氣和電源、燈光啟閉的自動控制。

2.消防智能管理設施

消防智能管理設施主要由智能控制器、火災探測器、電話語音模塊、聲光報警器和滅火裝置等組成�；�本做法是：在庫房內(nèi)安裝不同數(shù)量的感煙、感溫等探測器，在庫房外或其他便于監(jiān)視的場所安裝聲光報警器�；鹎槌霈F(xiàn)時，發(fā)出聲光報警并通過語音等方式通知相關人員，同時自動或半自動啟動滅火裝置進行滅火。

3.安防智能管理設施

安防智能管理設施主要由門禁自動控制設施、防盜報警自動控制設施、動態(tài)視頻自動控制設施組成�；�本做法是：通過系統(tǒng)校驗開啟大門，并自動記錄出入信息，當無授權檔案或無權限人員出入或出現(xiàn)其他警情時，報警器發(fā)出報警并通過語音等方式通知工作人員，同時啟動與之關聯(lián)的攝像頭錄像，自動形成視頻記錄。

4.檔案實體智能管理設施

檔案實體智能管理設施由檔案自動定位、識別系統(tǒng)和智能密集架組成。檔案定位、識別系統(tǒng)一般采用條形碼或射頻(RF)識別技術，能夠提高檔案出入庫效率，保障檔案安全，而且，通過智能定位功能，實現(xiàn)檔案位置的精確管理。檔案自動定位、識別系統(tǒng)與智能密集架相結合，可以實現(xiàn)架體自動開合和遠程控制，能夠提高檔案存取效率，減輕檔案工作人員管理負擔。