三、充分發(fā)揮檔案資源化利用

勘測設計類檔案利用于勘測設計、項目設計成果增加出版、各級各類職稱評審、項目申報、項目成果報獎、項目驗收、工程回訪等工作過程中,對各門類檔案的需求呈現(xiàn)“集中噴發(fā)”、“間歇井噴”、“短期急需”等特點。通過對近年來勘測設計企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀與利用數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析，可以發(fā)現(xiàn)檔案利用類型非常豐富、利用率非常頻繁，除以上幾種檔案利用基本利用形式外，還衍生出知識挖掘、知識參考咨詢等更深層次的利用需求。為滿足日益多樣化、深層次的檔案利用需求，建設數(shù)字檔案室已成為“十三五規(guī)劃”中信息化建設的重點項目。

四、檔案管理業(yè)務流程再造的內在需求

傳統(tǒng)檔案管理業(yè)務流程，在當前信息化條件下存在一些現(xiàn)實問題，需要根據(jù)信息化條件與工作實踐，對管理流程進行重新梳理與模式再造。例如，有些檔案系統(tǒng)從辦公自動化系統(tǒng)接轉而來的文件只能人工逐條處理，不能與歸檔檔案數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)信息及數(shù)據(jù)的互聯(lián)、共享，重復建設和數(shù)據(jù)“打架”現(xiàn)象時有發(fā)生;勘測設計的成果(圖紙、技術報告)還不能實現(xiàn)自動歸檔，需手動歸檔或掃描歸檔;現(xiàn)行系統(tǒng)在檔案保存、鑒定與利用方面主要依賴檔案管理人員手動操作完成�！凹�中”、“反復”成為傳統(tǒng)檔案管理遇到的最主要的困境。

五、“精益檔案管理”的內在要求

檔案管理需要大多數(shù)部門的參與，檔案管理單位需要通過健全的特色管理體系，明確每個人在項目檔案管理中的責任、工作內容及目標，劃定檔案管理與利用各個環(huán)節(jié)的細節(jié)化管理與精細化流程，變靜態(tài)管理為動態(tài)管理，逐步推進精益檔案管理的建設步伐。同時，檔案作為知識資源的主要載體，承載著企業(yè)豐富的智力資源，蘊藏著寶貴的知識源泉。

企業(yè)的多項業(yè)務，都與檔案業(yè)務有流程和數(shù)據(jù)層面的關聯(lián)。因此通過數(shù)字檔案室建設，將“精細管理”思想貫穿全程，改進檔案管理體系，實現(xiàn)與相關信息系統(tǒng)集成，才能更好地服務于勘測設計企業(yè)主營業(yè)務，發(fā)揮知識的價值、智慧寶庫的功能。

六、提高企業(yè)綜合競爭力

檔案是企業(yè)生產經營過程中產生的原始記錄，是企業(yè)多年技術和經驗的沉淀，是企業(yè)軟實力的體現(xiàn)，也是企業(yè)持續(xù)生產、經營的重要基礎和核心。建設數(shù)字檔案室是搭建企業(yè)知識平臺的根本保障，是踐行國家“十三五”信息化發(fā)展規(guī)劃的重要舉措。

按照《企業(yè)數(shù)字檔案館(室)建設指南》要求，建設獨立的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)OA辦公系統(tǒng)和核心業(yè)務系統(tǒng)原生電子文件直接、自動歸檔，再造信息化條件下的檔案業(yè)務工作流程，搭建企業(yè)內統(tǒng)一應用、共享便捷的檔案資源利用平臺，將有利于整合企業(yè)檔案信息資源，打破各業(yè)務系統(tǒng)“信息孤島”，全面提升檔案現(xiàn)代化管理與檔案資源服務能力，增強核心競爭力。