檔案信息化具有系統(tǒng)性特點(diǎn)，在管理模式上由原本實(shí)體保管向數(shù)字化形成轉(zhuǎn)變，將分散資源運(yùn)用信息化的方式存儲，進(jìn)而使管理更標(biāo)準(zhǔn)。在此情況下，能夠使信息資源以網(wǎng)絡(luò)化的形式連接，實(shí)現(xiàn)資源整體利用率的提升，并且有效進(jìn)行資源共享。但是就當(dāng)前發(fā)展現(xiàn)狀來講，仍然存在較多問題需解決[1]。

一、檔案信息化的主要含義與內(nèi)容

高校檔案是對學(xué)�？蒲�、教學(xué)、黨政等各種活動(dòng)的記錄，以圖表、文字、聲像等形式保存，反映了歷史發(fā)展和人才培養(yǎng)等多個(gè)方面，內(nèi)涵比較豐富，經(jīng)濟(jì)價(jià)值、歷史價(jià)值以及文化價(jià)值明顯，能夠?qū)�學(xué)校整個(gè)發(fā)展過程系統(tǒng)呈現(xiàn)出來，也能使高校持續(xù)發(fā)展獲得歷史依據(jù)[2] 。

檔案價(jià)值的發(fā)揮需通過信息開發(fā)、信息處理、信息利用、信息傳遞等多個(gè)方面實(shí)現(xiàn)。如果檔案僅僅是放置在檔案庫中，其中蘊(yùn)含的價(jià)值難以得到充分體現(xiàn)。檔案部門實(shí)際上屬于服務(wù)機(jī)構(gòu)，信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)能夠促進(jìn)其服務(wù)質(zhì)量和水平的提升，因此信息化建設(shè)在高校當(dāng)中發(fā)揮著十分重要的作用。信息化建設(shè)在實(shí)施時(shí)主要是將檔案資源作為中心，確保各種檔案數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)，在此過程中，能夠?qū)崿F(xiàn)對電子文件的自動(dòng)化管理，保證高校對電子文件、數(shù)據(jù)資源的有效利用，并且實(shí)現(xiàn)管理的動(dòng)態(tài)化。

二、高校檔案信息化建設(shè)存在的問題

(一)基礎(chǔ)設(shè)施不夠健全檔案信息化的實(shí)現(xiàn)需有與之對應(yīng)的設(shè)施作為輔助，但是當(dāng)前高校中，硬件配置方面有所欠缺，只有臺數(shù)不多的計(jì)算機(jī)，也沒有積極引進(jìn)先進(jìn)管理系統(tǒng)。在這種情況下，信息化建設(shè)難以達(dá)到實(shí)際要求，檔案管理存在嚴(yán)重滯后、效率不高的問題。同時(shí)在實(shí)際操作時(shí)，存在操作缺乏系統(tǒng)性、工作隊(duì)伍不能滿足實(shí)際需要的問題。

(二)缺少規(guī)范性體系

規(guī)范性體系的建設(shè)，能夠?qū)崿F(xiàn)對文件歸檔、形成、存儲、查詢、管理、傳輸?shù)确矫娴挠行Ч芾�，促進(jìn)檔案信息化在快速、有序的狀態(tài)下開展。但是多數(shù)高校在進(jìn)行信息化建設(shè)過程中沒有進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，建設(shè)時(shí)分散性、隨意性特點(diǎn)比較明顯。文件歸檔、檔案管理、信息公開、網(wǎng)站管理、網(wǎng)站建設(shè)等方面在標(biāo)準(zhǔn)上還需進(jìn)行統(tǒng)一和規(guī)范[3] 。教務(wù)系統(tǒng)、招生系統(tǒng)、人事系統(tǒng)、科研系統(tǒng)以及檔案系統(tǒng)之間存在各自為政的問題，彼此之間的數(shù)據(jù)難以實(shí)現(xiàn)共享。

(三)數(shù)據(jù)信息安全難以得到保證

在互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展背景下，信息獲取渠道逐漸拓寬，促進(jìn)了信息資源彼此之間的共享。但是高校在進(jìn)行檔案信息化過程中，信息數(shù)據(jù)在安全方面存在較大隱患，信息被竊取、服務(wù)器被攻擊的可能性較大。這主要是由于高校當(dāng)中人員技術(shù)有限，并且多數(shù)檔案部門在安全意識方面比較差，在安全防護(hù)水平上比較低。在進(jìn)行信息管理時(shí)往往是利用安裝殺毒軟件、定期備份等方式，如果遇到系統(tǒng)癱瘓或者是數(shù)據(jù)丟失問題，造成的損失將難以估量。

(四)檔案管理人員專業(yè)水平有待提升

隨著高校的擴(kuò)展，生源規(guī)模逐漸擴(kuò)大，學(xué)校在科研、教學(xué)管理以及基礎(chǔ)建設(shè)等方面的工作量逐漸加大，在此情況下，檔案資料在數(shù)量上也呈急劇增長狀[4]。隨著對檔案信息資源開發(fā)力度的加大，檔案部門在實(shí)際工作中對檔案服務(wù)工作、編研工作越來越重視，并積極轉(zhuǎn)變在實(shí)際工作中的形式。但是高校中很多負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員并不是專業(yè)出身，也沒有經(jīng)過系統(tǒng)培訓(xùn)，在實(shí)際工作中對數(shù)據(jù)存儲、安全技術(shù)、壓縮技術(shù)等方面的使用還不夠熟悉。信息化建設(shè)的長遠(yuǎn)需要難以得到充分滿足，工作人員專業(yè)水平的欠缺，在一定程度上影響了信息化建設(shè)的整體進(jìn)程。

(五)管理理念缺乏創(chuàng)新性

在多數(shù)人的思想認(rèn)識中認(rèn)為高校當(dāng)中的檔案管理是一項(xiàng)比較輕松的工作，技術(shù)含量低、工作輕松、操作簡單。多數(shù)高校對檔案管理缺乏足夠重視，在篩選工作人員過程中沒有體現(xiàn)出精細(xì)性，這在一定程度上使管理工作在實(shí)施時(shí)存在明顯滯后性。同時(shí)管理人員對工作也不夠重視，以致于高校在進(jìn)行信息化建設(shè)過程中存在觀念守舊、認(rèn)識不夠到位的問題。