近年來，測(cè)繪地理信息產(chǎn)業(yè)發(fā)展迅速，測(cè)繪地理信息獲取手段更加多樣化。特別是基礎(chǔ)測(cè)繪、地理國(guó)情普查工作開展以來，形成了一批規(guī)模龐大、內(nèi)容豐富、數(shù)量繁多、更新頻率高的測(cè)繪檔案。為了更好地管理和利用這些檔案，各級(jí)測(cè)繪檔案管理部門建立了檔案管理系統(tǒng)。但是，從總體上講，測(cè)繪檔案管理水平嚴(yán)重滯后于當(dāng)前測(cè)繪地理信息技術(shù)的發(fā)展，特別是在測(cè)繪檔案庫(kù)房的智能化建設(shè)和研究方面幾乎空白，無法適應(yīng)新形勢(shì)下測(cè)繪地理信息業(yè)務(wù)檔案管理要求，迫切需要強(qiáng)化測(cè)繪檔案庫(kù)房管理的效能，提高測(cè)繪檔案庫(kù)房信息化、智能化管理水平。

測(cè)繪檔案庫(kù)房管理現(xiàn)狀及問題

2011年，《國(guó)家基本專業(yè)檔案目錄(第一批)》出臺(tái)，將測(cè)繪檔案納入國(guó)家基本專業(yè)檔案目錄。測(cè)繪檔案作為專業(yè)檔案的一種，既具有與其他專業(yè)檔案一樣的共性，也有其特殊性。在對(duì)實(shí)體的存放和保管上，一般按載體類型對(duì)不同種類測(cè)繪檔案采用單獨(dú)庫(kù)房或分區(qū)域存放，包括測(cè)繪科技檔案庫(kù)房、測(cè)繪紙質(zhì)成果庫(kù)房和磁介質(zhì)庫(kù)房。每個(gè)庫(kù)房在地面上鋪設(shè)軌道，在軌道上安放可以手柄搖動(dòng)的密集架，密集架則一般由若干行若干列形成多個(gè)單元格，每個(gè)單元格上可放置一到多個(gè)檔案盒、紙質(zhì)地形圖或磁介質(zhì)。

其中，測(cè)繪科技檔案以案卷(檔案盒)的形式存放在相應(yīng)柜架上，每個(gè)檔案盒大小不一，該類檔案可提供借閱。測(cè)繪紙質(zhì)成果以分幅紙質(zhì)地形圖的形式存放在相應(yīng)柜架單元格上，幅面長(zhǎng)寬一般為80×60(c m)，一個(gè)單元格可存放相同圖幅編號(hào)的多張圖紙，該類成果為永久提供。磁介質(zhì)庫(kù)房存放的光盤、磁盤和硬盤，僅用于測(cè)繪檔案數(shù)據(jù)備份，不對(duì)外提供利用。

目前，測(cè)繪檔案庫(kù)房主要采用傳統(tǒng)的手工方法進(jìn)行管理，包括對(duì)檔案的上下架、定位等，以及根據(jù)檔案庫(kù)房的“十防”要求，對(duì)庫(kù)房進(jìn)行定期巡查、溫濕度檢查、盤查等工作。多數(shù)測(cè)繪檔案管理部門已對(duì)測(cè)繪檔案進(jìn)行了規(guī)范化整理，并建成了具有接收整理、組卷歸檔、提供利用等功能的檔案管理系統(tǒng)。但是在檔案庫(kù)房的信息化、智能化建設(shè)方面尚屬空白，很多檔案組卷完成進(jìn)入庫(kù)房之后，系統(tǒng)沒有記錄其所處的柜架和單元格位置，通過現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)只能知道它是否存在、是什么類別、編號(hào)多少等描述信息，至于它具體存放在哪里、有幾份、實(shí)物是否完好等一系列信息都未能得知。概括起來，主要存在以下幾方面問題：

1.可視化程度低

未能將測(cè)繪檔案庫(kù)房的結(jié)構(gòu)信息、檔案實(shí)體存放的具體柜架和單元格位置等信息納入到檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行管理，除了庫(kù)房管理人員外，其他人員很難了解庫(kù)房的布局和結(jié)構(gòu)。查找檔案時(shí)，雖然一部分實(shí)體可以依據(jù)密集架上貼有的內(nèi)容標(biāo)簽來定位，但效率較低。有些實(shí)體檔案甚至都沒有內(nèi)容標(biāo)簽提示，僅依靠庫(kù)房管理人員的個(gè)人記憶或查詢相應(yīng)記錄來判斷。

2.存在泄密隱患

測(cè)繪檔案多為涉密性質(zhì)，不僅包含了大量秘密檔案，如1:5000、1:10000等紙質(zhì)地形圖，還包含大地測(cè)量控制點(diǎn)、1:50000紙質(zhì)地形圖等機(jī)密檔案。這些檔案資料的出入庫(kù)有嚴(yán)格的流程，以紙質(zhì)地形圖的“出”(利用)為例。出庫(kù)時(shí)，工作人員根據(jù)利用清單人工逐幅去庫(kù)架抽取地形圖并集中放置，然后由兩名工作人員逐幅圖與利用清單進(jìn)行核對(duì)，最后由領(lǐng)用人員核對(duì)確認(rèn)，確保不能出錯(cuò)。這樣依賴于人工層層把關(guān)，是在過去技術(shù)手段未能保障時(shí)的無奈選擇。但在信息技術(shù)迅速發(fā)展，特別在 RFID  技術(shù)已經(jīng)發(fā)展成熟并廣泛應(yīng)用的今天，過度依賴于人工管理已經(jīng)不合時(shí)宜，效率低下的同時(shí)也并不能完全杜絕泄密的風(fēng)險(xiǎn)。