檔案實(shí)體智能管理系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案的人庫(kù)、出庫(kù)、調(diào)檔、存放等智能化管理。該系統(tǒng)的核心是檔案二維碼管理系統(tǒng)，由檔案密集架TS控制系統(tǒng)、檔案密集架遠(yuǎn)程控制系統(tǒng)、檔案資料RFID管理系統(tǒng)組成。檔案實(shí)體智能管理包括：檔案模板管理、檔案庫(kù)管理、檔案盒管理、檔案條目信息管理、檔案利用管理、檔案文件服務(wù)等。

  檔案實(shí)體管控模塊通過(guò)條碼、電子標(biāo)簽(RFID)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案出入 庫(kù)自動(dòng)同步、自動(dòng)記錄庫(kù)房管理數(shù)據(jù)，提高實(shí)體檔案岀入庫(kù)效率，保障實(shí)體檔案安全。在檔案管理中使用RFID電子標(biāo)簽管理技術(shù)，通過(guò)非接觸方式將檔案電子 身份信息寫入RFID標(biāo)簽,為每盒檔案粘貼可識(shí)別的RFID身份信息。庫(kù)房?jī)?nèi)檔案定位體系由檔案的高頻RFID標(biāo)簽、檔案盒在密集架上的智能定位、庫(kù)房整體的RFID出入門禁三大部分組成。通過(guò)檔案盒在密集架上的智能定位功能使檔案在 架體上的存儲(chǔ)位置精確到盒，實(shí)現(xiàn)檔案位置的精確管理，并通過(guò)RFID出入門禁控制檔案進(jìn)出庫(kù)房，實(shí)現(xiàn)檔案在庫(kù)房?jī)?nèi)的全過(guò)程管控。

  通過(guò)條形碼掃描完成檔案的借出、歸還信息錄入及管理，實(shí)現(xiàn)無(wú)序存放、有序管理。檔案入庫(kù)歸還時(shí)，工作人員以手持機(jī)掃描檔案的條碼或者電子信息，然后再掃描檔案存放位置的條碼和電子信息，系統(tǒng)將自動(dòng)開(kāi)啟密集架，管理人員把檔案放到想放的位置即可，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)識(shí)別放入檔案的位置，完成無(wú)序存放入庫(kù)上架。

  對(duì)于批量的入庫(kù)操作，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)根據(jù)檔案的存儲(chǔ)位置生成一個(gè)開(kāi)啟密集架的隊(duì)列,管理人員根據(jù)清單和手持設(shè)備進(jìn)入庫(kù)房,系統(tǒng)會(huì)默認(rèn)開(kāi)啟隊(duì)列的第一個(gè)存儲(chǔ)位置的密集架,管理人員把實(shí)體檔案放入存儲(chǔ)位置后,用手持機(jī)操作通知系統(tǒng)已完成第一個(gè)操作，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)開(kāi)啟隊(duì)列的下一個(gè)存儲(chǔ)密集架。

  檔案出庫(kù)時(shí)，管理人員輸入調(diào)檔信息，智能密集架根據(jù)綜合檔案管理平臺(tái)查詢的檔案位置信息，可自動(dòng)打開(kāi)檔案所在架體，同時(shí)將檔案位置信息通過(guò)LED屏顯示、語(yǔ)音播報(bào)、PDAfi示、智能移動(dòng)終端信息顯示等方式通知管理人員取檔。電子標(biāo)簽閱讀器會(huì)自動(dòng)捕獲出庫(kù)實(shí)體檔案信息，并且根據(jù)系統(tǒng)授權(quán)信息判斷可否授權(quán)出庫(kù)。如果是授權(quán)出庫(kù)的檔案，系統(tǒng)會(huì)在LED屏顯示并且確認(rèn)出庫(kù);如果沒(méi)有授權(quán)信息,系統(tǒng)會(huì)啟動(dòng)報(bào)警機(jī)制。