引進(jìn)RF I D技術(shù)對(duì)入庫(kù)檔案進(jìn)行全過(guò)程智能化管理，是構(gòu)建檔案安全體系的一項(xiàng)創(chuàng)新性工作。浙江省麗水市檔案局立項(xiàng)的“R F I D技術(shù)運(yùn)用于檔案實(shí)體管理的可靠性研究”課題，在深入調(diào)研的基礎(chǔ)上，通過(guò)大量的對(duì)比試驗(yàn)，對(duì)R F I D技術(shù)運(yùn)用于檔案實(shí)體管理的可靠性進(jìn)行了分析，提出了在檔案館庫(kù)房復(fù)雜環(huán)境條件下運(yùn)用R F I D技術(shù)的最佳方案。課題研究成果已成功應(yīng)用于麗水市檔案局開發(fā)的智能化庫(kù)房管理系統(tǒng)。該課題榮獲2015年度國(guó)家檔案局優(yōu)秀科技成果三等獎(jiǎng)。

研究背景

無(wú)線射頻技術(shù)(簡(jiǎn)稱RFID)是一種非接觸式的自動(dòng)識(shí)別技術(shù)，它通過(guò)射頻信號(hào)自動(dòng)識(shí)別目標(biāo)對(duì)象，并獲取相關(guān)數(shù)據(jù)。20世紀(jì)90年代以來(lái)，R F I D被廣泛應(yīng)用于工業(yè)自動(dòng)化、商業(yè)自動(dòng)化、交通運(yùn)輸控制管理等眾多領(lǐng)域。近年來(lái)，圖書館、博物館開始探索并運(yùn)用RF ID技術(shù)。理論上，RF ID技術(shù)與條形碼相比，除了可以省去人工操作，還具有防水、防磁、耐高溫、讀取距離大、數(shù)據(jù)可加密、存儲(chǔ)容量大、存儲(chǔ)信息可更改等特點(diǎn)，在提高檔案盤點(diǎn)效率、查找檔案和排架糾錯(cuò)、簡(jiǎn)化借還手續(xù)和個(gè)性化服務(wù)、防盜和安全、統(tǒng)計(jì)流轉(zhuǎn)和利用信息等方面具有較強(qiáng)的優(yōu)越性。

國(guó)內(nèi)一些檔案館在R F I D技術(shù)應(yīng)用于檔案實(shí)體管理上進(jìn)行了初步探索，但效果不盡如人意。有的檔案館沒(méi)有深入研究檔案館館藏檔案排架方式與圖書館圖書排架方式的區(qū)別，照搬圖書館應(yīng)用RFID技術(shù)對(duì)盤點(diǎn)圖書的方法管理庫(kù)房檔案實(shí)體，結(jié)果在盤點(diǎn)館藏檔案時(shí)，以件為單位的檔案實(shí)體信息無(wú)法被正確、完整地讀取，出現(xiàn)漏讀、錯(cuò)讀現(xiàn)象。有的檔案館在檔案密集架管理系統(tǒng)上應(yīng)用RF I D技術(shù)，由于密集架管理系統(tǒng)與數(shù)字檔案館系統(tǒng)不兼容，檔案出(入)庫(kù)時(shí)需要同時(shí)操作密集架管理系統(tǒng)和數(shù)字檔案館系統(tǒng)，增加了庫(kù)房管理員的工作量，有的甚至因檔案實(shí)體出入庫(kù)流程太復(fù)雜而關(guān)閉了該系統(tǒng)的應(yīng)用。

麗水市檔案局在數(shù)字檔案館系統(tǒng)升級(jí)改造工作中，采取軟件設(shè)計(jì)與課題研究同步進(jìn)行的方式。在課題研究中，充分考慮檔案館庫(kù)房復(fù)雜環(huán)境下不同裝具對(duì)無(wú)線射頻和信號(hào)的干擾情況，設(shè)計(jì)了條形碼和RF I D在檔案實(shí)體管理應(yīng)用上的安全性對(duì)比實(shí)驗(yàn)、標(biāo)簽與檔案信息的數(shù)據(jù)寫入方法影響數(shù)據(jù)讀取的可靠性對(duì)比試驗(yàn)、庫(kù)房復(fù)雜環(huán)境對(duì)標(biāo)簽讀取效率的影響試驗(yàn)，并依據(jù)試驗(yàn)數(shù)據(jù)，提出了R F I D技術(shù)應(yīng)用于檔案實(shí)體管理、建設(shè)智能化數(shù)字檔案館系統(tǒng)的應(yīng)用策略。

主要研究成果

通過(guò)R F I D應(yīng)用于檔案實(shí)體管理的可靠性試驗(yàn)，麗水市檔案局在智能化數(shù)字檔案館項(xiàng)目建設(shè)中，重新構(gòu)建了數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)，建設(shè)了基于RFID技術(shù)的智能化數(shù)字檔案館。

1.通過(guò)條形碼與R F I D在檔案實(shí)體管理應(yīng)用上的安全性對(duì)比實(shí)驗(yàn)，樹立檔案實(shí)體管理應(yīng)用RFID技術(shù)的信心首讀率和誤碼率是自動(dòng)識(shí)別技術(shù)的主要評(píng)價(jià)指標(biāo)。首讀率指對(duì)一組數(shù)據(jù)進(jìn)行一次性識(shí)別時(shí)的成功概率;誤碼率指對(duì)一組數(shù)據(jù)進(jìn)行識(shí)別時(shí)，可能出現(xiàn)錯(cuò)誤字符的統(tǒng)計(jì)概率。目前，檔案館應(yīng)用于檔案實(shí)體管理的識(shí)別技術(shù)通常有條碼識(shí)別技術(shù)與RF ID技術(shù)。通過(guò)兩種技術(shù)首讀率和誤碼率的對(duì)比實(shí)驗(yàn)，可知條碼技術(shù)與RF I D技術(shù)在檔案實(shí)體管理方面各具特點(diǎn)：

一是一維碼和二維碼制作成本低，且兩項(xiàng)指標(biāo)理想，可用于大量需求且數(shù)據(jù)不需要更改的場(chǎng)合。但是，條形碼必須通過(guò)光電掃描設(shè)備掃描，工作效率比RFID低，館藏檔案使用一維碼或二維碼管理，沒(méi)有實(shí)際意義。

二是R F I D最大的優(yōu)勢(shì)在于非接觸式掃描，而且是一次性大批量識(shí)讀，在識(shí)別系統(tǒng)中運(yùn)行時(shí)，完成識(shí)別，無(wú)需人工干預(yù)，適于自動(dòng)化管理。RFID標(biāo)簽完全封裝，不易損壞，識(shí)別數(shù)據(jù)需與系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)綁定，系統(tǒng)的保密性強(qiáng)。但是，有研究指出，RF ID存在磁性消退的可能性，即隨時(shí)間推移，RFID標(biāo)簽可能因消磁而無(wú)法正確讀取。

課題組在試驗(yàn)的基礎(chǔ)上，提出將一維碼與RFID標(biāo)簽相結(jié)合，定制符合檔案館檔案實(shí)體管理要求的R F I D標(biāo)簽，在將檔案數(shù)據(jù)寫入標(biāo)簽的同時(shí)，在標(biāo)簽上打印一維碼，取兩種識(shí)別技術(shù)的長(zhǎng)處，以提高首讀率和降低誤碼率。