2.通過標(biāo)簽與檔案信息的數(shù)字寫入

方法影響數(shù)據(jù)讀取的可靠性對(duì)比試驗(yàn)，提升數(shù)字檔案館的智能化程度當(dāng)前，RFID廠家或者密集架廠家在檔案行業(yè)內(nèi)推行的基于R F I D技術(shù)的檔案密集架管理系統(tǒng)，一般采取將R F I D標(biāo)簽I D號(hào)與檔案信息綁定的方法管理檔案實(shí)體。

課題組通過對(duì)比實(shí)驗(yàn)，得出將標(biāo)簽原有I D與檔案信息綁定的方法，雖然只需購(gòu)買現(xiàn)成的商業(yè)軟件即可實(shí)現(xiàn)，但是在檔案庫(kù)房管理實(shí)際操作過程中存在以下問題：

一是增加了檔案出入庫(kù)信息的人工寫入操作流程，增加了管理人員的工作量;

二是調(diào)閱成功的檔案入庫(kù)時(shí)，操作人員如果沒有及時(shí)將數(shù)據(jù)狀態(tài)修改為入庫(kù)狀態(tài)，下一次該檔案出庫(kù)時(shí)，系統(tǒng)將不能正確識(shí)別，依然視其為合法出庫(kù)，從而失去報(bào)警功能;

三是由密集架生產(chǎn)廠家推出的R F I D管理系統(tǒng)無法與數(shù)字檔案管理系統(tǒng)結(jié)合，兼容性和可擴(kuò)展性不強(qiáng)，不能達(dá)到智能化數(shù)字檔案館的需求。

課題組經(jīng)過研究，提出了在數(shù)字檔案館系統(tǒng)開發(fā)時(shí)，將數(shù)字檔案館內(nèi)檔案的檔號(hào)信息與數(shù)據(jù)庫(kù)表名以批量打印的方式，直接寫入標(biāo)簽USE R區(qū)，同時(shí)在標(biāo)簽外面打印檔案號(hào)、一維碼。設(shè)計(jì)了檔案利用大廳人員調(diào)閱檔案操作時(shí)，數(shù)字檔案管理系統(tǒng)自動(dòng)將該條數(shù)據(jù)改為可出庫(kù)狀態(tài)，庫(kù)房管理員取出檔案經(jīng)過門禁系統(tǒng)時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)讀取狀態(tài)信息，判定該檔案出庫(kù)的合法性，從而降低了檔案管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，增加了數(shù)字檔案館系統(tǒng)的智能性。

3.通過庫(kù)房復(fù)雜環(huán)境對(duì)標(biāo)簽讀取效率的影響試驗(yàn)，合理規(guī)避無線射頻信號(hào)的干擾因素

檔案館管理人員在使用手持機(jī)盤點(diǎn)庫(kù)房?jī)?nèi)檔案時(shí)，庫(kù)房?jī)?nèi)大量的臨近物體可能對(duì)手持機(jī)天線和標(biāo)簽天線的輻射信息造成干擾。課題組選擇庫(kù)房復(fù)雜環(huán)境和室外空曠環(huán)境進(jìn)行對(duì)比研究，認(rèn)為檔案庫(kù)房?jī)?nèi)使用的大量鐵質(zhì)密集架，是造成輻射信號(hào)嚴(yán)重失真的主要原因。金屬對(duì)讀寫器的電磁波會(huì)有反射和屏蔽作用，反射會(huì)引起讀寫空洞，屏蔽會(huì)使讀取率降低，緊貼在金屬上的RF ID標(biāo)簽因難以接收到讀寫器發(fā)射的能量而無法被激活,同時(shí)標(biāo)簽天線的阻抗和增益都會(huì)改變，引起失諧。

基于上述研究結(jié)論，麗水市檔案局進(jìn)行了庫(kù)房改造，在同一盒檔案管理到件時(shí)，標(biāo)簽的粘貼方式采取交錯(cuò)式粘貼,以提高盤點(diǎn)的正確率。將標(biāo)簽粘貼到金屬材質(zhì)檔案(如獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯)上時(shí)，在標(biāo)簽與實(shí)物檔案之間增加一層0.1c m的雙面膠泡沫板。同時(shí)，將庫(kù)房鐵質(zhì)防盜門改為高密度有機(jī)防火防盜門，以降低門禁系統(tǒng)信號(hào)的干擾。

先進(jìn)性

課題組通過RF ID可靠性試驗(yàn)，在數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目中重新構(gòu)建了數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)具備了5個(gè)方面的

功能：

一是將檔案信息(檔號(hào)和表名)寫入標(biāo)簽USER區(qū)的方法，實(shí)現(xiàn)RFID標(biāo)簽信息的批量打印功能，減輕庫(kù)房管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。

二是改善檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與R F I D標(biāo)簽信息的自動(dòng)關(guān)聯(lián)方法。將館藏檔案位置信息、標(biāo)簽信息與“智慧檔案館”系統(tǒng)檔案目錄信息關(guān)聯(lián)，RFID管理系統(tǒng)成為“智慧檔案館”的一個(gè)子系統(tǒng)。

三是改進(jìn)檔案自動(dòng)盤點(diǎn)系統(tǒng)。在軟件邏輯語(yǔ)言上，結(jié)合“排除”和“存疑”方法，確保館藏檔案盤點(diǎn)時(shí)的正確率。該方法徹底解決了密集環(huán)境下標(biāo)簽信號(hào)的干擾問題，增加了檔案盤點(diǎn)的可靠性。

四是對(duì)館藏檔案出庫(kù)之后所處位置的實(shí)時(shí)監(jiān)控。在庫(kù)房門口、走廊通道、利用大廳等不同地點(diǎn)設(shè)置門禁系統(tǒng)，門禁系統(tǒng)由標(biāo)簽讀寫器、紅外探測(cè)器和計(jì)數(shù)器組成。

出庫(kù)的檔案實(shí)體被標(biāo)簽讀寫器讀取之后，系統(tǒng)首先判定其合法性，非法出庫(kù)的系統(tǒng)自動(dòng)報(bào)警。屬于正常調(diào)檔的檔案實(shí)體經(jīng)過門禁系統(tǒng)時(shí)，由紅外探測(cè)器判定其是否已經(jīng)出門禁系統(tǒng)，計(jì)數(shù)器判定出庫(kù)數(shù)量，“智慧檔案館”管理系統(tǒng)根據(jù)不同設(shè)備反饋的信息及時(shí)修改該檔案實(shí)體的位置信息。檔案實(shí)體經(jīng)過不同門禁系統(tǒng)到達(dá)利用大廳時(shí)，“智慧檔案館”管理系統(tǒng)的位置狀態(tài)也就一直跟蹤到利用大廳(入庫(kù)則反向操作)。檔案位置信息展現(xiàn)在檔案館地圖上，方便庫(kù)房管理人員隨時(shí)了解該檔案的位置信息。

五是以R F I D技術(shù)為基礎(chǔ)，建立檔案超市。將館藏開放檔案分專題制成復(fù)制件，陳列于檔案超市。公民憑身份證在自助查閱終端刷卡后，就可查閱與本人相關(guān)的檔案和其他開放檔案。應(yīng)考慮的因素RF I D技術(shù)運(yùn)用于檔案實(shí)體管理也具有一定的局限性，需要考慮以下幾個(gè)方面的問題：

第一，要明確應(yīng)用RF ID技術(shù)管理檔案實(shí)體的核心需求。運(yùn)用R F I D技術(shù)管理檔案實(shí)體，數(shù)據(jù)傳輸與標(biāo)簽定位不可能兼得。實(shí)驗(yàn)證明，檔案館庫(kù)房存在高密度干擾因素，不可能實(shí)現(xiàn)對(duì)密集架內(nèi)大批量標(biāo)簽的定位。因此，在應(yīng)用RFID技術(shù)管理檔案實(shí)體時(shí)，其核心需求是數(shù)據(jù)傳輸和目標(biāo)識(shí)別。運(yùn)用RFID技術(shù)管理檔案實(shí)體，在出(入)庫(kù)管理和檔案盤點(diǎn)上有其他技術(shù)不可比的優(yōu)勢(shì)，但在標(biāo)簽定位上，因其外部環(huán)境的特殊性，脫離數(shù)字檔案館系統(tǒng)是不可能有效實(shí)現(xiàn)的。

第二，若檔案館館藏檔案按幾十萬卷的數(shù)量計(jì)算，如果管理到檔案文件級(jí)，標(biāo)簽數(shù)量將會(huì)上升到幾百萬個(gè)，若所有館藏檔案都貼上R F I D標(biāo)簽，其成本將是一筆不小的數(shù)目。因此，在選擇應(yīng)用該項(xiàng)技術(shù)前不僅要考慮投入成本，更要考慮回報(bào)效益，其性價(jià)比才是關(guān)鍵所在。

第三，檔案實(shí)體為永久和長(zhǎng)期保存，RFID標(biāo)簽為磁性介質(zhì)，在一定時(shí)期內(nèi)可能會(huì)存在脫磁和消磁現(xiàn)象，這也是檔案館應(yīng)用RFID技術(shù)需要考慮的因素。