傳統(tǒng)檔案管理業(yè)務(wù)流程，在當(dāng)前信息化條件下存在一些現(xiàn)實(shí)問題，需要根據(jù)信息化條件與檔案存儲密集架，對管理流程進(jìn)行重新梳理與模式再造。例如，有些檔案密集架從辦公自動(dòng)化系統(tǒng)接轉(zhuǎn)而來的文件只能人工逐條處理，不能與歸檔檔案數(shù)據(jù)庫實(shí)現(xiàn)信息及數(shù)據(jù)的互聯(lián)、共享，重復(fù)建設(shè)和數(shù)據(jù)“打架”現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生；勘測設(shè)計(jì)的成果（圖紙、技術(shù)報(bào)告）還不能實(shí)現(xiàn)自動(dòng)歸檔，需手動(dòng)歸檔或掃描歸檔；現(xiàn)行系統(tǒng)在檔案保存、鑒定與利用方面主要依賴檔案管理人員手動(dòng)操作完成。“集中”、“反復(fù)”成為傳統(tǒng)檔案管理遇到的最主要的困境，當(dāng)然也有可以解決問題的辦法，（智能檔案密集架）就會在檔案管理業(yè)務(wù)中體現(xiàn)自身的優(yōu)勢。

  智能檔案密集架自身的檔案管理系統(tǒng)亦能自動(dòng)完成，掃描、存儲、定位、盤點(diǎn)，這些都是智能密集架自身產(chǎn)品的一些優(yōu)勢，它能根據(jù)檔案室溫度濕度的變化來進(jìn)行一個(gè)實(shí)時(shí)的監(jiān)控以及報(bào)警，對于配套的防盜系統(tǒng)也是大大提升了檔案室的安全系數(shù)。處理這些基礎(chǔ)的智能盤點(diǎn)功能外，它跟是能做到“防火、防盜、防蟲、防鼠、防潮、防濕、防水”。這些功能能大大提升企業(yè)或基礎(chǔ)單位人員在檔案室的工作效率，減少傳統(tǒng)檔案儲存需人工手動(dòng)檢查檔案安全的繁瑣條件。