1.收集有用資料

需要擴(kuò)大基層檔案室對(duì)材料的收集范圍，對(duì)基層檔案員需要進(jìn)行專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，利用所學(xué)專業(yè)的檔案知識(shí)做好檔案資料內(nèi)容的采集和鑒定工作，去其糟粕，取其精華，刪掉重復(fù)和無用的文件資料，進(jìn)而保證檔案資料的質(zhì)量，同時(shí)需要防止重要材料的丟失。

2. 建立檔案索引

在電腦已廣泛使用的情形下，充分利用現(xiàn)代化的設(shè)施條件進(jìn)行電腦資料錄入、檢索文件、統(tǒng)計(jì)資料、借閱檔案等工作，可以改變以往較為落后的手工操作，在提高工作效率同時(shí)可以減少工作失誤的發(fā)生，為基層檔案室以后能更加安全平穩(wěn)的運(yùn)行打好良好基礎(chǔ)

3 .科學(xué)規(guī)范存放

要根據(jù)不同部門的檔案進(jìn)行專門存放，要對(duì)檔案進(jìn)行分類式存放，并定期對(duì)存放部分進(jìn)行維護(hù)式處理，及時(shí)對(duì)超日期存放以及沒有保存價(jià)值的檔案資料進(jìn)行銷毀，以確保檔案的實(shí)用價(jià)值，并且保證檔案管理工作的順利安全運(yùn)行。

4 .穩(wěn)定管理隊(duì)伍

基層單位的檔案管理工作人員有很大一部分為兼職，并且人員流動(dòng)性比較大，所帶來的不利結(jié)果就是工作人員責(zé)任心弱，這對(duì)維護(hù)基層檔案安全性及完整性來說非常不利。要更好地解決這個(gè)難題，就需要基層領(lǐng)導(dǎo)干部重視基層檔案室工作人員的梯隊(duì)建設(shè)。首先，要充分明白檔案室管理工作人員崗位的重要性，摒棄“誰都能干”的偏見；其次，要把檔案管理人員隊(duì)伍組建當(dāng)作基層發(fā)展的重要基礎(chǔ)工程來對(duì)待，制訂科學(xué)合理的組建計(jì)劃，確定能保證檔案管理梯隊(duì)的備用力量充足。

5 .加強(qiáng)基層檔案室工作人員的素質(zhì)

加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的素質(zhì)教育和培養(yǎng)，使他們能更加熟悉檔案管理工作的各個(gè)基本環(huán)節(jié)和要求，充分調(diào)動(dòng)工作人員的能動(dòng)性，摒棄傳統(tǒng)的陳舊的管理觀點(diǎn)，爭(zhēng)取機(jī)會(huì)能到更大型的檔案管理部門進(jìn)修學(xué)習(xí)，開闊眼界，熟知本專業(yè)最新動(dòng)態(tài)，主動(dòng)積極探索更加先進(jìn)的管理模式，使檔案管理工作更加科學(xué)、實(shí)用，從而保證檔案管理工作出錯(cuò)更少，保證最大限度的安全。安全高效的檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)遠(yuǎn)而又復(fù)雜的工程，其最終目的是保證檔案材料能得到最有效的利用。基層檔案室目前尚不具有搞大城市那種“高、大、上”的運(yùn)行模式，在實(shí)際工作中需要根據(jù)當(dāng)?shù)噩F(xiàn)有基礎(chǔ)條件創(chuàng)建出一套保證檔案管理工作安全運(yùn)行的管理方式，來更好地實(shí)現(xiàn)基層檔案資料管理的職能，滿足基層地方的實(shí)際需要。

6.采用先進(jìn)的檔案存儲(chǔ)設(shè)備

對(duì)于檔案存放，智能安全高效一體化的檔案存儲(chǔ)工具檔案密集架是必不可少的一環(huán)，采用更安全高效的檔案存儲(chǔ)工具也是基礎(chǔ)單位需要落實(shí)的重要一點(diǎn)。對(duì)于檔案密集架的質(zhì)量把控也是對(duì)檔案存儲(chǔ)高效智能系統(tǒng)化的基礎(chǔ)工作。