智慧檔案庫房建設(shè)，應(yīng)是構(gòu)建深度交互、開放共享、廣泛互聯(lián)的泛在庫房物聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)物與物、人與物、人與人的全面互聯(lián)、深度感知；以需求為導(dǎo)向提供人性化服務(wù)應(yīng)用，滿足各類人員的差異化服務(wù)需求，系統(tǒng)性地為實(shí)體檔案的整個(gè)生命周期提供智能化和流程化的輔助管理，全面提供庫房管理的“智慧”服務(wù)。通過“大云物移智鏈”等技術(shù)全面開展人員、檔案、庫房環(huán)境、設(shè)備等實(shí)體檔案管理過程中相關(guān)因素的全過程管理，并通過大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)深度挖掘數(shù)據(jù)價(jià)值，識(shí)別潛在隱患并及時(shí)解決，并為優(yōu)化庫房運(yùn)行成本、后期設(shè)備選型、節(jié)能改造、庫房擴(kuò)容等方面提供決策參考。

（一）人員管理。

目前庫房人員管理仍停留在線下，操作及管理較不嚴(yán)格。智慧檔案庫房人員管理，一是要全面梳理人員在庫房?jī)?nèi)的工作流程，將各類制度要求的流程固化在系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)檔案管理、庫房巡檢、維修等與庫房有關(guān)的操作全面實(shí)現(xiàn)線上操作，并將操作與視頻監(jiān)控、門禁及RFID設(shè)備等狀態(tài)聯(lián)動(dòng)，實(shí)現(xiàn)檔案絕對(duì)安全。二是對(duì)未處理工作及定期工作進(jìn)行待辦提醒，確保工作的閉環(huán)處理。三是設(shè)置人員通訊錄，檔案人員入職資質(zhì)審核、工作履歷、獲得榮譽(yù)、離職工作移交審核進(jìn)行全過程管理，確保工作合規(guī)性。

（二）實(shí)體檔案管理。

目前實(shí)體檔案管理仍停留在人工管理階段，檔案數(shù)量龐大管理不易，容易造成檔案數(shù)量、質(zhì)量臺(tái)賬不清晰等情況。智慧檔案庫房通過研究實(shí)體檔案全生命周期管理，利用物聯(lián)網(wǎng)和RFID、二維碼等技術(shù)實(shí)現(xiàn)館藏檔案的移交、消毒、上架、盤點(diǎn)、利用、鑒定、銷毀等全生命周期管理，實(shí)現(xiàn)檔案與密集架的一一對(duì)應(yīng)，定期提醒檔案的盤點(diǎn)、消毒、鑒定等工作，明確各方職責(zé)，把檔案管理流程固化到系統(tǒng)中。

（三）庫房環(huán)境管理。

1.防火。智慧檔案庫房應(yīng)具備火災(zāi)預(yù)警功能，利用紅外熱成像裝置等設(shè)備，全面覆蓋庫房區(qū)域，設(shè)定溫度閾值，在線路老化、設(shè)備故障等情況下提前預(yù)警溫度異常情況，及時(shí)通知檔案人員及消防人員排查消防隱患，從而保證庫房安全。2.防盜。視頻監(jiān)控實(shí)現(xiàn)庫房全覆蓋，門禁實(shí)現(xiàn)人臉、指紋、密碼三重防護(hù)并有遠(yuǎn)程授權(quán)開門功能，門禁開門自動(dòng)關(guān)聯(lián)截取固定時(shí)長視頻進(jìn)行保存，確保入庫工作合規(guī)高效。結(jié)合RFID技術(shù)確保檔案出入合規(guī)，未經(jīng)過審核的檔案出入庫將有系統(tǒng)報(bào)警及現(xiàn)場(chǎng)聲光報(bào)警，保證檔案安全。3.防高溫、防潮。監(jiān)測(cè)樓宇溫濕度、室外溫濕度與庫房溫濕度差距，合理設(shè)置庫房溫濕度范圍，降低能耗。監(jiān)測(cè)庫房各類設(shè)備能耗情況，進(jìn)行同一時(shí)間不同庫房、同一庫房不同時(shí)間之間能耗對(duì)比，用于分析能耗規(guī)律，從而采取措施降低能耗。4.防有害氣體。采用空氣質(zhì)量檢測(cè)裝置進(jìn)行庫房?jī)?nèi)外環(huán)境監(jiān)測(cè)，對(duì)比庫房有害氣體成分，進(jìn)行針對(duì)性的空氣清潔，利用空氣凈化器、消毒機(jī)等形式進(jìn)行凈化。