4 檔案服務(wù)的業(yè)務(wù)類型 

4.1 檔案服務(wù)通常包括檔案寄存服務(wù)、檔案數(shù)字化服務(wù)、檔案整理服務(wù)、檔案管理咨詢服務(wù)、檔案開發(fā)利用服務(wù)、檔案銷毀服務(wù)等幾種業(yè)務(wù)類型。

4.2 檔案寄存服務(wù)是指在不改變檔案所有權(quán)和處置權(quán)的前提下,發(fā)包方將檔案委托給承包方保管,承包方為發(fā)包方提供檔案保管的庫房、設(shè)備,進(jìn)行日常保管、安全防護(hù),并按需要提供利用的服務(wù)過程。 

4.3 檔案數(shù)字化服務(wù)是指承包方利用計算機(jī)技術(shù)對發(fā)包方的紙質(zhì)檔案、音像檔案、縮微檔案等進(jìn)行數(shù)字化加工,將其轉(zhuǎn)化為存儲在磁帶、磁盤、光盤、固態(tài)硬盤等載體上并能被計算機(jī)識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的服務(wù)過程。 

4.4 檔案整理服務(wù)是指承包方按照一定原則對發(fā)包方形成的檔案實(shí)體進(jìn)行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號和基本編目,使之有序化的服務(wù)過程。 

4.5 檔案管理咨詢服務(wù)是指承包方通過口頭或書面形式為發(fā)包方提供意見、建議,指導(dǎo)、幫助發(fā)包方解決檔案工作遇到的問題的服務(wù)過程。 

4.6 檔案開發(fā)利用服務(wù)是指承包方幫助發(fā)包方將其保存的檔案通過多種途徑、手段和技術(shù)、方法進(jìn)行開發(fā),形成各種形式的信息、知識產(chǎn)品,提供利用,發(fā)揮檔案價值的服務(wù)過程。 

4.7 檔案銷毀服務(wù)是指承包方幫助發(fā)包方將經(jīng)過鑒定、需銷毀的檔案作毀滅性處置的服務(wù)過程。 

5 檔案服務(wù)外包工作中相關(guān)主體之間的關(guān)系 

5.1 檔案服務(wù)外包工作中主要涉及發(fā)包方、承包方、第三方機(jī)構(gòu)和監(jiān)管機(jī)構(gòu)四類主體,各主體之間的關(guān)系如圖1所示。 4 DA/T68.1—2020 圖1 檔案服務(wù)外包工作中各主體之間的關(guān)系示意圖 

5.2 發(fā)包方和承包方通過簽訂合同建立委托與受托關(guān)系。 

5.3 第三方機(jī)構(gòu)通過合同受發(fā)包方委托為其提供中介、咨詢、招標(biāo)、監(jiān)理及其他服務(wù),或經(jīng)相關(guān)部門批準(zhǔn),或基于研究與教育目的,對承包方的資質(zhì)或服務(wù)能力進(jìn)行獨(dú)立的評價、認(rèn)證。 

5.4 發(fā)包方、承包方和第三方機(jī)構(gòu)應(yīng)主動接受、積極配合監(jiān)管機(jī)構(gòu)的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。發(fā)生(可能導(dǎo)致)檔案受損或泄密的重大事件時,發(fā)包方、承包方應(yīng)及時主動向監(jiān)管機(jī)構(gòu)報告。 

6 發(fā)包方工作規(guī)范 

6.1 發(fā)包工作原則 

6.1.1 合法原則發(fā)包方應(yīng)掌握整個檔案服務(wù)外包工作過程中適用的國家法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn),分析其對發(fā)包范圍、過程及承包方篩選的影響,并采取有效措施遵守這些法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)。 

6.1.2 安全原則發(fā)包方應(yīng)制定和落實(shí)安全管理體系,最大限度地避免因檔案服務(wù)外包引起的檔案實(shí)體受損毀,或造成國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私被泄露。安全管理應(yīng)堅持預(yù)防為主、全程監(jiān)控的原則。 

6.1.3 可控原則發(fā)包方應(yīng)對檔案服務(wù)外包工作全過程進(jìn)行監(jiān)控,對承包方的人員、工作場所、基礎(chǔ)設(shè)施、技術(shù)、管理工作、業(yè)務(wù)操作等進(jìn)行必要的監(jiān)督、檢查,將各種風(fēng)險降低到可控范圍之內(nèi)。 

6.2 發(fā)包工作過程與要求 

6.2.1 工作過程發(fā)包工作可分為規(guī)劃與審批、承包方篩選與確定、合同簽訂、合同執(zhí)行與監(jiān)督、評估與改進(jìn)5個步驟,如圖2所示。 5 DA/T68.1—2020 圖2 發(fā)包工作過程示意圖 

6.2.2 規(guī)劃與審批 

6.2.2.1 發(fā)包方應(yīng)制定檔案服務(wù)外包工作規(guī)劃,并得到有效的授權(quán)和批準(zhǔn)。 

6.2.2.2 發(fā)包方應(yīng)明確檔案服務(wù)外包工作責(zé)任部門和負(fù)責(zé)人,實(shí)行責(zé)任制。 

6.2.2.3 發(fā)包方應(yīng)在綜合考慮國家法律法規(guī)的規(guī)定、自身發(fā)展戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)需要、檔案的特點(diǎn)及其管理要求、自身資源和風(fēng)險控制能力、費(fèi)用等各種因素的基礎(chǔ)上,分析檔案服務(wù)外包的必要性與可行性,確定檔案服務(wù)外包的范圍與方式。 

6.2.2.4 發(fā)包方應(yīng)當(dāng)根據(jù)國家法律法規(guī)和制度標(biāo)準(zhǔn),對檔案進(jìn)行價值鑒定和密級鑒定,明確可外包檔案和不可外包檔案的范圍。國家法律法規(guī)規(guī)定不得外包的檔案不得列入檔案服務(wù)外包的范圍。

6.2.3 承包方篩選與確定 

6.2.3.1 發(fā)包方應(yīng)根據(jù)國家和上級部門關(guān)于服務(wù)采購管理的規(guī)定、檔案服務(wù)外包工作規(guī)劃,制定承包方篩選方案,通過單一來源采購、邀標(biāo)、競爭性談判、公開招標(biāo)等方式選擇合適的承包方。對于涉密或敏感信息宜采用單一來源采購。 

6.2.3.2 發(fā)包方應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)的規(guī)定、自身戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)的需要、檔案的特點(diǎn)及其管理要求,明確對承包方的基本要求: 

a) 承包方應(yīng)為依法注冊的法人,具有獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任的能力; 

b) 承包方具有履行合同所必需的經(jīng)營執(zhí)照和相關(guān)資質(zhì)、許可證明; 

c) 承包方應(yīng)具有履行合同所必需的服務(wù)能力、經(jīng)驗(yàn)和信譽(yù)等。 

6.2.3.3 發(fā)包方可按重要程度、密級和敏感性對檔案進(jìn)行分級,對于不同級別的檔案選擇具有不同資質(zhì)、服務(wù)能力的承包方。 

6.2.3.4 發(fā)包方應(yīng)要求承包方提供有關(guān)股權(quán)結(jié)構(gòu)、法定代表人身份、實(shí)際控制人身份、重要高級管理人員身份的文件或證件,營業(yè)執(zhí)照和其他資質(zhì)、許可文件或證件,對這些文件或證件的原件予以核實(shí)后保存其復(fù)印件。 6.2.3.5 發(fā)包方應(yīng)在簽訂合同前對承包方開展盡職調(diào)查,核實(shí)承包方的基本信息、相關(guān)資質(zhì)和許可、信譽(yù)等,并將調(diào)查結(jié)果作為選擇承包方的重要依據(jù)。 

6.2.3.6 發(fā)包方應(yīng)通過第三方調(diào)查或評估了解每一類檔案服務(wù)的基本成本構(gòu)成和合理價格范圍,不宜以報價高低作為篩選承包方的唯一或最主要的標(biāo)準(zhǔn)或依據(jù)。 

6.2.4 合同簽訂 

6.2.4.1 確定承包方后,發(fā)包方應(yīng)與承包方簽訂書面合同,形成正式的委托與被委托的法律關(guān)系。合同的主要條款可參見附錄 A。 

6.2.4.2 合同內(nèi)容應(yīng)至少包括服務(wù)內(nèi)容和范圍、工作場所和硬件條件、服務(wù)質(zhì)量和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、合同雙方的權(quán)利和義務(wù)、價格標(biāo)準(zhǔn)和付費(fèi)方式、交付物、服務(wù)和交付期限、知識產(chǎn)權(quán)歸屬和處理方式、違約責(zé)任和賠償條款、保密條款(也可簽訂專門的保密協(xié)議),以及反商業(yè)賄賂條款等。 

6.2.4.3 合同中違約責(zé)任和賠償條款,至少應(yīng)包括在服務(wù)質(zhì)量違約、保密違約、知識產(chǎn)權(quán)違約等情況下 6 DA/T68.1—2020 的賠償及爭端的解決機(jī)制。  

6.2.4.4 合同中應(yīng)明確規(guī)定檔案服務(wù)過程中產(chǎn)生、加工、交互的信息和知識產(chǎn)權(quán)的歸屬權(quán),以及允許承包方使用的內(nèi)容和范圍。 

6.2.4.5 合同中應(yīng)明確規(guī)定因國家法律法規(guī)或商業(yè)環(huán)境等變化而引起的合同變更或終止的觸發(fā)條件, 合同變更或終止的過渡安排以及承包方在過渡期間應(yīng)履行的主要職責(zé)。 

6.2.4.6 合同內(nèi)容表述應(yīng)嚴(yán)謹(jǐn)準(zhǔn)確、清晰明確,避免因歧義而導(dǎo)致合同難以履行或引起爭議。

6.2.4.7 合同簽訂的手續(xù)應(yīng)齊備,符合國家法律法規(guī)要求。 

6.2.5 合同執(zhí)行與監(jiān)督 

6.2.5.1 發(fā)包方應(yīng)當(dāng)對合同的執(zhí)行情況進(jìn)行全過程、全方位的監(jiān)控。 

6.2.5.2 對于承包方員工進(jìn)駐發(fā)包方工作場地,或可能直接接觸到發(fā)包方檔案內(nèi)容或數(shù)據(jù)的檔案服務(wù)項(xiàng)目(如檔案數(shù)字化服務(wù)、檔案整理服務(wù)、檔案開發(fā)利用服務(wù)等),發(fā)包方應(yīng)將直接參與本項(xiàng)目的承包方員工名單予以備案,并對其進(jìn)行行為規(guī)范要求的交底或培訓(xùn),使其了解并遵守發(fā)包方的規(guī)章制度。承包方員工備案表由發(fā)包方長期保存。承包方員工備案表樣式可參見附錄 B。 

6.2.5.3 發(fā)包方應(yīng)對承包方的人力資源管理、財務(wù)管理、保密管理、風(fēng)險管理進(jìn)行有效監(jiān)控,至少每6 個月對承包方主要工作場所進(jìn)行1次實(shí)地檢查。特別關(guān)注其股權(quán)結(jié)構(gòu)、實(shí)際控制人、高級管理人員變化,以及破產(chǎn)、兼并、關(guān)鍵崗位人員流失、財務(wù)狀況惡化、內(nèi)部管理混亂等可能造成服務(wù)意外終止或服務(wù)質(zhì)量急劇下降的情況。 

6.2.5.4 發(fā)包方應(yīng)至少每年獲取1次承包方自我評估報告或第三方機(jī)構(gòu)評估報告。評估報告應(yīng)包含如下內(nèi)容: 

a) 承包方股權(quán)結(jié)構(gòu)的變化; 

b) 承包方實(shí)際控制人、高級管理人員的變化; 

c) 承包方履行本合同所需各種資質(zhì)的變化; 

d) 承包方財務(wù)狀況; 

e) 承包方的人力資源狀況,尤其是履行本合同的關(guān)鍵崗位人員變化; 

f) 承包方重要的技術(shù)、基礎(chǔ)設(shè)施變化,重要的業(yè)務(wù)流程、質(zhì)量管理以及安全管理變化等。 

6.2.5.5 發(fā)包方在合同的執(zhí)行與監(jiān)控過程中發(fā)現(xiàn)異常情況時,應(yīng)當(dāng)及時督促承包方采取糾正措施。必要時,應(yīng)對承包方違約行為采取法律手段,要求其履行違約責(zé)任。 

6.2.5.6 發(fā)生可能導(dǎo)致檔案面臨嚴(yán)重威脅的重大事件時,發(fā)包方應(yīng)當(dāng)在充分評估影響、制定善后方案的前提下,考慮主動要求承包方終止服務(wù),并采取相應(yīng)善后措施。 

6.2.5.7 發(fā)生(可能導(dǎo)致)重大檔案受損或泄密事件后,發(fā)包方應(yīng)及時主動向上級主管部門、檔案行政管理部門和保密行政管理部門等報告。 

6.2.5.8 發(fā)包方應(yīng)采取措施防止承包方在完成或中止合同后存留發(fā)包方的檔案及其他涉密或敏感信息。 

6.2.5.9 發(fā)包方應(yīng)根據(jù)與承包方簽訂的合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn),對承包方交付的最終服務(wù)成果進(jìn)行質(zhì)量檢查,并辦理交付手續(xù)。 

6.2.6 評估與改進(jìn) 

6.2.6.1 檔案服務(wù)外包工作結(jié)束或經(jīng)過一定階段(或一段時間)后,發(fā)包方應(yīng)對承包方服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行評價,評價結(jié)果作為承包方改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量及今后檔案服務(wù)項(xiàng)目準(zhǔn)入的重要參考依據(jù)。 

6.2.6.2 發(fā)包方應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的承包方服務(wù)質(zhì)量評估制度,確保評價結(jié)果的真實(shí)性和完整性;發(fā)包方應(yīng)及時總結(jié)檔案服務(wù)外包工作經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),持續(xù)改進(jìn)發(fā)包工作。 

6.2.6.3 發(fā)包方應(yīng)將在整個檔案服務(wù)外包工作中形成的具有保存價值的文件材料歸檔保存,以備日后 7 DA/T68.1—2020 查用。

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