7 承包方檔案服務管理體系建設要求 

7.1 目標與原則 

7.1.1 在檔案服務過程中,承包方應以確�？蛻舻臋n案安全為最基本要求。 

7.1.2 承包方應建立和完善檔案服務管理體系(見圖3),持續(xù)提升服務能力、改進服務質(zhì)量,以更好地滿足客戶需求。 

7.1.3 承包方檔案服務管理體系建設應堅持以顧客為關注焦點、領導作用、全員參與、過程方法、改進、循環(huán)決策、關系管理等原則。 

7.1.4 承包方檔案服務管理體系應按照 PDCA(計劃-實施-評估-改進)循環(huán)進行建設。圖3 承包方檔案服務管理體系建設示意圖 

7.2 戰(zhàn)略管理 

7.2.1 業(yè)務規(guī)劃 

7.2.1.1 承包方應根據(jù)國家法律法規(guī)和市場環(huán)境的變化、組織條件和客戶需求的發(fā)展,制定和實施檔案服務業(yè)務規(guī)劃。 

7.2.1.2 承包方應定義組織一定時期內(nèi)的檔案服務對象和業(yè)務單元,建立檔案服務目錄。檔案服務目 8 DA/T68.1—2020 錄一般包括服務名稱、服務內(nèi)容、服務質(zhì)量、服務期限、業(yè)務方案、安全措施等。 

7.2.1.3 承包方應根據(jù)檔案服務對象和業(yè)務單元,制定并實施檔案服務管理體系建設計劃,有針對性地持續(xù)提升基本服務能力和相應的特定服務能力。 

7.2.2 績效管理承包方應建立檔案服務績效管理體系,持續(xù)改進組織績效,以滿足客戶需求、實現(xiàn)組織發(fā)展目標。 

7.3 資源管理 

7.3.1 人力資源管理 

7.3.1.1 承包方應實行有效的人力資源管理,建立勝任客戶和組織要求的員工隊伍。 

7.3.1.2 承包方應根據(jù)國家勞動法律法規(guī),與員工簽訂書面勞動合同,履行用人單位義務,保障勞動者權益。 

7.3.1.3 承包方應根據(jù)檔案服務需要,配備檔案或相關專業(yè)大學本科以上學歷,或具有檔案中級以上專業(yè)技術職稱的員工。承包方應保證項目負責人和員工隊伍具有一定的穩(wěn)定性。 

7.3.1.4 鑒于某些檔案的保密性或特殊性,承包方應對擬聘用的員工(尤其是可能接觸到檔案內(nèi)容或數(shù)據(jù)的員工)進行必要的背景調(diào)查和犯罪記錄調(diào)查,避免某些不適宜的員工接觸檔案內(nèi)容。背景調(diào)查和犯罪記錄調(diào)查宜在法律專業(yè)人員的指導下依法進行。 

7.3.1.5 承包方應對所有員工進行不少于5天的崗前培訓,至少每年開展1次不少于1天的在崗培訓。培訓內(nèi)容應涵蓋檔案法律法規(guī)、檔案管理、質(zhì)量管理、保密管理、風險管理、知識產(chǎn)權管理、環(huán)境管理和職業(yè)健康管理等方面的知識和要求。承包方應組織員工參加由檔案行政管理部門、保密行政管理部門、客戶舉辦的相關法規(guī)或檔案培訓。  

7.3.2 財務管理承包方應按照國家法律法規(guī)開展財務管理活動,降低財務風險,確保組織財務的可持續(xù)性。 

7.3.3 技術管理 

7.3.3.1 承包方應加強技術管理,確保技術的有效性和充分性,以減小技術風險、提升技術核心競爭力,更好地服務于客戶。 

7.3.3.2 承包方應重視信息技術的應用,關注承包方信息系統(tǒng)和客戶信息系統(tǒng)的對接。 

7.3.4 基礎設施管理 

7.3.4.1 承包方應配備、管理和維護提供檔案服務所需的各種基礎設施(包括硬件設施和軟件設施), 為完成檔案服務提供保障。

7.3.4.2 承包方應根據(jù)國家法律法規(guī)和相關標準的要求、客戶的需求,以及檔案服務的實際需要,確定基礎設施需求,制定基礎設施建設方案,配置數(shù)量充足的基礎設施。 

7.3.4.3 承包方配置的基礎設施應獲得相關質(zhì)量保證,或通過相關質(zhì)量檢測。承包方應對基礎設施進行有效管理、定期維護,以保障檔案服務的正常開展。

7.4 業(yè)務管理 

7.4.1 合同管理 

7.4.1.1 承包方應加強合同管理,規(guī)范合同簽訂過程,確保合同順利執(zhí)行。 

7.4.1.2 承包方應基于與客戶約定的內(nèi)容起草合同,明確合同應當涵蓋的內(nèi)容。合同內(nèi)容至少應包括 9 DA/T68.1—2020 服務內(nèi)容和范圍、服務質(zhì)量標準、合同雙方的義務和權利、價格標準和付款方式、交付物、服務和交付期限、違約責任和賠償條款、保密條款(也可單獨簽訂保密協(xié)議)、知識產(chǎn)權歸屬和處理方式等。合同文字應嚴謹準確、清晰合理,避免因歧義而導致合同難以履行或引起爭議。 

7.4.1.3 承包方 應 嚴 格 執(zhí) 行 合 同 的 交 底 工 作,避 免 因 相 關 人 員 不 了 解 合 同 具 體 內(nèi) 容 而 引 起 合 同糾紛。 

7.4.1.4 承包方應在商業(yè)條件發(fā)生變更時,分析變更的影響,確定是否需要與發(fā)包方協(xié)商對原合同進行修訂,從而保障合同的履行和目標的實現(xiàn)。 

7.4.2 客戶關系管理 

7.4.2.1 承包方應加強客戶關系管理,樹立以客戶為中心的服務理念,提高客戶滿意度。 

7.4.2.2 合同執(zhí)行過程中,發(fā)生可能對檔案造成損害或?qū)Ψ�務造成負面影響的突發(fā)事件和重大事項時,承包方應及時通知發(fā)包方。 

7.4.3 業(yè)務流程管理 

7.4.3.1 承包方應加強業(yè)務流程管理,建立標準作業(yè)程序,保證檔案服務有序、高效開展。 

7.4.3.2 承包方的標準作業(yè)程序應符合國家法律法規(guī)的要求,符合相關標準的要求。  

7.4.3.3 承包方的標準作業(yè)程序應涵蓋組織每一檔案服務業(yè)務單元、項目及其每一個操作環(huán)節(jié)或步驟,且各個標準作業(yè)程序之間應相互協(xié)調(diào)。 

7.4.4 質(zhì)量管理 

7.4.4.1 承包方應建立質(zhì)量管理體系,為客戶提供高質(zhì)量的檔案服務,增進客戶滿意度。 

7.4.4.2 承包方應按照 GB/T19000、GB/T19001及與客戶的合同約定實施質(zhì)量管理。 

7.4.4.3 承包方應加強對檔案服務過程的監(jiān)督、管理,嚴格控制檔案服務過程中可能影響檔案服務質(zhì)量的不良因素,采取防范和糾正措施。 

7.4.4.4 承包方應按照 DA/T42開展有效的檔案工作,保證檔案服務過程的可追溯性。 

7.5 安全管理 

7.5.1 合規(guī)性管理 

7.5.1.1 承包方應加強合規(guī)性管理,規(guī)避各種潛在的法律風險。 

7.5.1.2 承包方應掌握適用于檔案服務的國家法律法規(guī)及其變化,采取相應行動滿足其要求。 

7.5.2 保密管理 

7.5.2.1 承包方應建立保密管理體系,確保客戶的檔案和其他信息不被非授權人接觸或獲知。 

7.5.2.2 承包方應根據(jù)檔案服務業(yè)務單元、項目的特點和需求,取得相應保密資質(zhì)。 

7.5.2.3 承包方應了解來自國家法律法規(guī)和相關方的要求,明確秘密事項的對象范圍、秘密等級及其具體要求;并結合檔案服務活動中涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的各個環(huán)節(jié),制定保密制度,采取嚴格的保密措施。 7.5.2.4 承包方應對組織內(nèi)部關鍵崗位實行保密安全責任制,確保保密措施的具體落實及泄密責任可追究。 

7.5.2.5 承包方應與員工簽訂書面的保密協(xié)議(或保密承諾書),要求員工承諾在工作過程中不摘抄、刪改、復制、泄露發(fā)包方的檔案和其他信息。保密協(xié)議的條款可參見附錄 C。  

7.5.2.6 承包方應按 GB/T22080、GB/T22081或與客戶的合同約定實施信息安全管理,加強計算機 10 DA/T68.1—2020 系統(tǒng)的保密管理,保證電子檔案的秘密安全。 

7.5.2.7 承包方應制定應急管理處置預案,響應突發(fā)的泄密事件,將泄密事件的不良影響最小化。

7.5.2.8 承包方應支持和配合檔案行政管理部門、保密行政管理部門及客戶的安全檢查或調(diào)查。 

7.5.3 風險管理 7.5.3.1 承包方應建立風險管理體系,避免或降低風險給客戶和組織帶來的損失,確保組織運營的可持續(xù)性。 

7.5.3.2 承包方可按照 GB/T24353及與客戶的合同約定實施風險管理。承包方應根據(jù)檔案服務環(huán)境和內(nèi)容,制定風險管理方針和風險管理預案。 

7.5.3.3 承包方應參考《檔案工作突發(fā)事件應急處置管理辦法》的相關要求制定應急處置預案,并向客戶備案。風險事故發(fā)生時,承包方應立即啟動應急處置預案,采取相應措施最大程度地降低風險事故給組織和客戶造成的損失。 

7.5.3.4 風險事故發(fā)生后,承包方應積極與客戶溝通,共同商議后續(xù)事宜。 

7.5.4 知識產(chǎn)權管理承包方應建立和完善知識產(chǎn)權管理體系,有效保護客戶和組織的知識產(chǎn)權,維護客戶和組織的權益。 

7.5.5 環(huán)境管理承包方應按照 GB/T24001及與客戶的合同約定建立環(huán)境管理體系,支持環(huán)境保護和污染預防,控制檔案服務對環(huán)境的影響。 

7.5.6 職業(yè)健康管理承包方應按照 GB/T28001及與客戶的合同約定建立職業(yè)健康安全管理體系,保證與檔案服務相關的員工及其他人員的健康安全。

8 第三方機構工作規(guī)范 

8.1 第三方機構工作原則  

8.1.1 獨立原則第三方機構應為與發(fā)包方或承包方無資產(chǎn)、行政隸屬或重大利益關系的法人,能獨立開展工作并承擔責任,不受或少受發(fā)包方、承包方中任何一方的影響。  

8.1.2 公正原則第三方機構應秉承客觀、中立、公正的原則,采用科學方法對承包方進行評價,避免主觀偏好。 

8.1.3 真實原則第三方機構應真實地向發(fā)包方、承包方反映實際情況,避免夸大優(yōu)勢、避諱弱勢等不實行為。 

8.2 第三方機構工作要求 

8.2.1 第三方機構應樹立以客戶為中心的理念,提供優(yōu)質(zhì)服務,提高客戶滿意度。 

8.2.2 第三方機構應通過與發(fā)包方的反復溝通、交流,充分了解發(fā)包方自身情況及其需求,從而據(jù)此為其選擇合適的承包方。 11 DA/T68.1—2020 8.2.3 第三方機構應了解國家法律法規(guī)、標準和市場環(huán)境等的變化及其影響,掌握業(yè)務范圍內(nèi)承包方發(fā)展情況,了解各個承包方具體的優(yōu)勢與劣勢。 

8.2.4 第三方機構應詳細了解承包方的資質(zhì)、服務能力、經(jīng)驗和信譽等情況,并將調(diào)查結果客觀、真實地反饋給發(fā)包方。 12 DA/T68.1—2020 附 錄 A (資料性附錄) 檔案服務外包合同主要參考條款甲方: (發(fā)包方) 乙方: (承包方) 根據(jù)《中華人民共和國合同法》及相關法律法規(guī),甲乙雙方就 事項協(xié)商一致,共同訂立本合同,以明確雙方的權利與義務。

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